确认医院正在准备哪一种服务
问清目标是门诊评估、计划检查、住院，还是从另一机构转入。识别科室及负责接收的联系人，记录医院已确认内容、附带条件和还需哪些资料。书面收悉询盘不等于同意入院；涉及飞行时，医院临床评估与航司旅行接受需要区分。
让资料服务于明确的接收决定
发送前约定有针对性的资料包、授权接收人和翻译需求。摘要、药单、当前支持需求及相关报告，应对应具体医院申请。临床资料和身份证明的姓名信息需一致。未决临床问题由治疗医生回答，协调者不能把缺失信息理解为适合旅行或已就绪。保留接收团队答复，重要情况变化时更新资料。
识别付款方及费用授权人
分别明确每项服务由患者、家属、雇主、保险、救援组织或其他获授权方付款。GOP可能来自不同商业安排，应核对出具方、接收方、范围、限额及有效期，不能只看名称。医院或服务商须确认是否接受该安排。保险保障、直接结算及第三方服务付款可能分别审批，不能仅凭保险卡自动成立。
核对估算、不含项目与押金
问清估算包含什么、哪些仍待评估。医院费用与地面转运、翻译、陪诊及其他外部服务应区分。确认发票接收方，以及押金、预付、不承保费用和变更如何处理。讨论付款或收到汇款凭据，不代表全部操作条件已满足。启动前，应同时落实约定范围的商业授权与接收服务确认。
把医院接收窗口与抵达计划对齐
确认接收地点、联系人、预计抵达窗口及延误联络路径。抵达后无法入院时，备选安排须由负责的临床与接收方商定，不能默认酒店可以替代照护。国际抵达患者还可能有签证、药品或设备文件问题，应分别通过适当渠道处理，不把医院信函当作全流程许可。
从未决事项启动个案
告知目标医院服务和城市、当前所在地、拟定日期、医院沟通状态、支持需求和付款路径。明确谁可授权资料交换及费用。ChinaMedTransfer 可按约定任务协调信息流、医院沟通和本地接口，不保证床位、预约、保障范围、信用条件或临床接受。确认服务前，应取得列明责任及未决条件的书面范围。
按落地城市查找具体路径
上海是主要协调基地；北京、广州和成都的医院、车辆与人员按个案核实。
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沿具体决策继续
从当前路线、支持或付款问题选择下一页；逐案核实执行和接收。
按未决事项继续
围绕医院服务整理来华文件： 来华就医文件：从医院沟通到入院交接 →
明确接收函证明什么： 转运前接收医院确认函 →
识别拟用GOP的出具与接收方： 谁可以为中国医院入院出具 GOP 付款担保？ →
商定接收交接： 从首次询盘到接收交接确认 →
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